Bygg en intern kunskapsassistent med AI

"Hur gör vi med reseräkningar?" "Var hittar jag mallen för kundavtal?" "Vad är vår policy för hemarbete?" I de flesta svenska småföretag ställs dessa frågor om och om igen — och svaret finns någonstans i ett Google Doc som ingen hittar. En AI-baserad kunskapsassistent löser detta.

Vad vi bygger

En intern chatbot som kan svara på frågor om ert företag baserat på era befintliga dokument. Ingen programmering krävs — men det är det mest tekniska projektet i den här guideserien.

Vad du behöver

• Notion eller Google Docs (där er dokumentation finns)
• Claude API (för att besvara frågor)
• Make.com (för att koppla ihop allt)
• En kanal för frågor (Slack, Teams, eller ett enkelt webbformulär)

Steg 1: Samla och strukturera er kunskap

Det här är det viktigaste steget — och det som tar mest tid. Gå igenom:

• HR-policyer: Semester, sjukfrånvaro, förmåner, hemarbete
• Processer: Hur hanterar vi reklamationer? Hur onboardar vi nya kunder?
• Mallar: Var finns offertmallen? Kontrakts­mallen?
• IT: Hur loggar man in i systemen? Vem kontaktar man vid problem?

Samla allt i Notion eller en dedikerad Google Drive-mapp. Strukturera med tydliga rubriker.

Steg 2: Skapa en kunskapsprompt

Er systemprompt till Claude ska innehålla:

1. Roll: "Du är en intern assistent för [företagsnamn]"
2. Regler: "Svara bara baserat på den information du har fått. Säg 'Jag vet inte, fråga [person]' om du är osäker."
3. Kunskapsbas: Klistra in era viktigaste dokument (eller sammanfattningar av dem)

Tips: Claude har ett kontextfönster på 200 000 tokens — det motsvarar ungefär 150 000 ord. För de flesta SMB:s ryms hela kunskapsbasen.

Steg 3: Välj frågegränssnitt

Alternativ A: Slack-integration (enklast)

• Skapa en Slack-kanal (#fråga-ai)
• Sätt upp Make.com: Slack trigger → Claude API → Slack-svar
• Medarbetare skriver frågor i kanalen och får svar inom sekunder

Alternativ B: Google Forms + mejl

• Skapa ett Google-formulär med en fritextfråga
• Make.com: Form submission → Claude API → Gmail (svar till personen)

Alternativ C: Enkel webbapp

• Om ni har teknisk kompetens kan ni bygga ett enkelt chatgränssnitt med Claude API
• Mest polerat men kräver utvecklingstid

Steg 4: Testa med vanliga frågor

Samla de 20 vanligaste frågorna som ställs internt och testa assistenten. Kontrollera:

• Stämmer svaren?
• Är tonen rätt?
• Ger den rätt hänvisning när den inte vet?
• Hittar den rätt information snabbt?

Justera er systemprompt baserat på resultaten.

Steg 5: Lansera och underhåll

Introducera verktyget på ett teammöte. Var tydlig med:

• Vad assistenten kan hjälpa med
• Vad den inte kan (t.ex. godkänna semester eller fatta beslut)
• Att den ibland kan ha fel — uppmuntra medarbetare att rapportera felaktiga svar

Underhåll: Uppdatera kunskapsbasen när policyer eller processer ändras. Schemalägg en granskning varannan månad.

Vanliga utmaningar

• Föråldrad information: Om dokumenten inte uppdateras ger assistenten felaktiga svar — och förtroendet försvinner snabbt
• Sekretess: Var försiktig med känslig information. Claude API skickar data till Anthropics servrar — använd inte verktyget för konfidentiella HR-ärenden
• "AI-hallucination": Claude kan ibland hitta på svar som låter rätt men inte stämmer. Regeln "säg att du inte vet" i systempromten minskar detta

Kostnad

• Claude API: Ca 0,50–2 kr per fråga beroende på kunskapsbasens storlek
• Make.com: Gratisplanen räcker för ca 100 frågor/månad
• Jämför med: Tiden det tar att leta i dokument eller fråga kolleger (5–15 min per fråga)

Alternativ: Claude Routines

Har ni redan en Claude Pro- eller Max-prenumeration? Då kan kunskapsassistenten byggas som en Claude Routine istället för att koppla ihop Make.com med Claude API separat. Ladda upp era dokument, beskriv hur assistenten ska bete sig, och kör — Claude hanterar både kunskapsbasen och svarslogiken. Läs mer i vår guide: Claude Routines vs Make.com — vilken väg passar ert företag?

---

Vill ni professionalisera er interna AI-användning? En AI Audit från Pronytt analyserar era arbetsflöden och rekommenderar de verktyg och automationer som ger störst effekt. Beställ en AI Audit →